کارگاه تمرکز برتر

مدرس: استاد مایا ماچوه
Search
Generic filters

مدیریت زمان چیست؟ (بخش اول)

فهرست

اهمیت اندازه گیری زمان اولین بار در حدود ۵۵۰۰ سال پیش در مصر باستان، جایی که اکنون به عنوان محل پیدایش تمدن مدرن شناخته می­شود، مورد توجه مردم قرار گرفت. برای قرنها مردم از حرکت ماه، ساعت آفتابی، اذان،‌ زنگ کلیسا برای تنظیم برنامه‌ زمانی روزانه خود استفاده می­کردند تا اینکه در اوایل قرن پانزدهم شخصی بنام پیتر هنلین اهل نورنبرگ آلمان توانست اولین ساعت مکانیکی را بسازد.

در طول تاریخ، تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و این توجه در این دوران نیز وجود دارد و عباراتی مانند «وقت طلاست» گویای این توجه است.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان (Time Management) به معنای هماهنگی وظایف و فعالیت­ها برای به حداکثر رساندن اثربخشی تلاش فرد است. مدیریت زمان نحوه ی سامان بخشیدن و برنامه ریزی شما برای هنگامی است که به انجام فعالیت های خاص اختصاص می­دهید.

استفاده مؤثر از زمان ضرورتی اجتناب ناپذیر برای موفقیت در عرصه ی کار و زندگی است. مدیریت زمان شامل مجموعه ای از مهارت ها برای کنترل کردن و استفاده بهتر از زمان است.

اساسا، هدف مدیریت زمان این است که افراد را قادر می­سازد تا در زمان کمتر، کاربیشتری انجام دهند. هدف گذاری موثر از مخفف کلمه انگلیسی SMART به معنای هوشمندانه بهره می­گیرد.

چارچوب SMART بهروشی برای تنظیم اهداف است. یک هدف SMART باید مشخص (Specific)، قابل اندازه‌گیری (Measurable)، دست یافتنی (Achievable)، مرتبط (Relevant) و در محدوده زمانی مشخص (Timely) باشد.

مشخص و معین (Specific)

جمله جالبی وجود دارد که می­گوید شما اگر ندانید کجا می‌خواهید بروید چطور می‌توانید به آن‌جا برسید؟ دقیقا درست است. ما اگر ندانیم مقصد کجاست نمی‌توانیم به آن برسیم.

 در هدف گذاری به روش اسمارت ابتدا یک هدف کاملا مشخص انتخاب کنید. به صورت شفاف باید بدانید چه چیزی می خواهید و خواسته خود را روی کاغذ منتقل کنید. اگر ندانید چه می خواهید! چگونه می توانید برای آن برنامه ریزی کنید؟ هدف باید کاملا واضح و شفاف باشد. این بدان معنا است که اهداف در مهارت های مدیریت زمان باید به درستی تعیین  و به چهار سوال اساسی و مهم ( چه زمانی؟، در چه مکانی؟، چه چیزی؟ و توسط چه کسی ؟)  پاسخ داده شود.

اساسی ترین مهارت مدیریت زمان، توانایی استفاده از وقت خود به نحوی است که اهداف شما را تامین

می­کند که منظور همان هدف گذاری موثر است.

 برای استفاده بهینه از زمان، نخست باید بر روی اهدافتان متمرکز شوید. تمام اهداف اعم از شخصی، کاری، اجتماعی، خانوادگی و مالی، مهم هستند و رسیدن به آنها، نیازمند زمان است.

 اهداف خود را دقیق و مبتکرانه تعیین و راه رسیدن به آن را بررسی کنید. برای برنامه ریزی خود احترام قایل باشید و برای آن زمان مفید بگذارید.

اندازه گیری و سنجش (Measurable)

بعد از آنکه اهداف خود را با جزئیات کامل معین و مشخص کردید نوبت به اندازه‌گیری آن‌هاست. اندازه گیری به معنای این است که بتوانید تعیین کنید چه کارهایی شما را به هدفتان می‌رساند.

برخی از اهداف بلند مدت هستند و در سال های بعد به نتیجه می رسند. اگر نتوانید میزان موفقیت را اندازه گیری کنید، ملاک خوبی برای صحت برنامه ریزی و درستی هدف گذاری ندارید. یک هدف گذاری هوشمندانه با اهداف قابل اندازه گیری تشخیص داده می شود.

در واقع برای اینکه هدف خود را قابل اندازه‌گیری کنید باید آن را خرد کرده، به بخش های کوچکتر تقسیم کنید. تقسیم کار به کارهای کوچکتر این امکان را فراهم می­آورد که اجزاء‌کوچکتر را بدون اضطراب انجام دهید. اینگونه در خواهید یافت که با انجام کارهای تقسیم شده، کل کار بزرگ انجام شده است.

در این جا مبحث اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت مطرح می‌شود که هنگام اندازه‌گیری مسافت رسیدن به اهدافتان می­توانید از آن استفاده کنید. 

معیار رسیدن شما به هدفتان باید قابل‌اندازه‌گیری باشد تا بدانید هرروز و هرلحظه در چه وضعیتی هستید و چقدر به هدف خود نزدیک شده‌اید.

در دسترس و دست یافتنی (Achievable)

به طور کلی کلمه دست‌یافتنی می‌تواند منظور خودش را برساند. یک موضوع مهم در هدف گذاری به روش اسمارت وجود دارد و آن اینکه هر رویایی نمی تواند هدف باشد! موضوعات مبهم ذهنی، افکار و خیالات درهم یا وقایعی که احتمال وقوع کمتری دارند، هدف خوبی نیستند. هدف باید قابلیت دسترسی داشته باشد. به بیانی ساده برای کسب موفقیت باید اهداف امکان پذیر را انتخاب کنید. احتمال وقوع برخی از اهداف به لحاظ منطقی وجود ندارد. بنابر این بهترین برنامه ریزی ها و حتی هدف گذاری هوشمندانه نمی تواند وقوع ان را ممکن کند. کمی بلند پروازی خوب است ولی شرط عقل اینست که با بال های مگس آرزوی عقاب بودن را از سر بیرون کنید.

برای آنکه هدف­گذاری متناسبی را انجام دهید باید هدف را نه آنقدر دور از دسترس و نه آنقدر نزدیک به خودتان انتخاب کنید تا هم انگیزه کافی برای دستیابی به آن را داشته باشید و هم اینکه تلاش‌تان بیهوده هدر نرود.

واقع بینانه و منطقی (Realistic)

اهدافی را برای خود در نظر بگیرید که دسترسی به آن‌ها امکان‌پذیر باشد. این مورد یکی از مهم‌ترین موضوعات راز رسیدن یا نرسیدن شما به اهدافتان است. اهداف خودتان را طوری تنظیم کنید که احتمال رسیدن به آن‌ها وجود داشته باشد و ازلحاظ منطقی، رسیدن به هدف و موفقیت برای شما ممکن باشد.

 باید توجه کنید هدفی که در نظر می گیرید، ارزش صرف انرژی وزمان را دارد یا خیر و با اهداف دیگری که معین کرده اید، سازگاری دارد یا خیر؟

در واقع گاهی هدف دست یافتنی است اما برای فرد مورد نظر قابلیت اجرا را ندارد. بسیاری از انسان ها اهداف بلند پروازانه ای دارند که هرگز مجال رسیدن به آن را نخواهند داشت و پایبندی به هدف و تلاش شبانه روزی هم نمی تواند برخی از موانع را از میان بردارد.

رشته کیک بوکسینگ یکی از سخت ترین رشته های ورزشی است که توان بدنی بالایی می خواهد. کسی که با بیماری قلبی مادرزادی متولد شده نمی­تواند آرزوی مدال طلای جهانی در این رشته را داشته باشد.

زمان بندی (Timely)

در آخر باید برای آن هدفی که در نظر گرفته اید، محدودیت زمانی بگذارید. گاهی در شروع سال اهدافی را برای خود برمی‌گزینید و به روی کاغذ می‌آورید، اما آن را در پوشه‌ای بایگانی کرده تا پایان سال نیز به آن مراجعه نمی‌کنید. وقتی هدفی را برمی‌گزینید، باید با استفاده از یک جدول زمان‌بندی‌شده، مدام آن را وارسی کنید و از آخرین وضعیت آن باخبر باشید. به‌این‌ترتیب، اگر پیشرفتی به‌سوی هدف خود مشاهده کنید، احساس رضایت و خرسندی خواهید داشت و به ادامه‌ی راه ترغیب می‌شوید و هرگاه به بیراهه کشانده شوید خود را به مسیر درست هدایت خواهید کرد. هدف خود را در دفتر برنامه‌ریزی خود بنویسید.

مهم است که چه زمانی را برای چه هدفی در نظر می‌گیرید. معمولا افراد تمایل دارند کارهایشان را تا پایان تاریخی که از قبل برای انجام آن تعیین شده، به تعویق بیندازند. این همان قانون پارکینسون است. (اصطلاح رایج دقیقه نود)

قانون پارکینسون می‌گوید: زمان انجام یک فعالیت تا وقتی که فرصت برای انجام آن در نظر گرفته ایم طول می­کشد.

این بدان معنی است که مثلا اگر شما یک هفته برای انجام یک فعالیت ۲ روزه زمان بدهید پیچیدگی و سختی این فعالیت (از لحاظ روانی) به میزانی که یک هفته تمام وقت شما را پر کند افزایش می‌یابد. با پیروی از این قانون در زمان اضافی در نظر گرفته شده بجز تحمل فشار و استرس ناشی از انجام آن کار، هیچ کار اضافه دیگری انجام نمی­شود.

بنابراین با تخصیص دادن زمان مناسب برای انجام هر فعالیت، هم زمان بیشتری به دست می آوریم هم از لحاظ روانی، پیچیدگی ها و دشواری ها و استرس های ناشی از آن را می کاهیم.

قرار نیست همه کارها را خودتان انجام دهید. انجام کارهای غیر مهم را به دیگران واگذار کنید تا آنها برایتان انجام دهند. این کار باعث می‌شود شما  وقت بیشتری برای تمرکز بر کارهای مهم‌تان داشته باشید. پس از مدتی متوجه خواهید شد که فشار کار کمتر شده و آرامش بیشتری خواهید داشت و این یعنی مدیریت زمان.

با استفاده از تکنیک های مدیریت زمان اهداف زیر برایتان محقق می­شود:

۱٫ آمادگی بهتر برای روز کاری بعدی

۲٫ یک برنامه برای روزی که در پیش دارید

۳٫ یک تصویر روشن و کلی از اهداف روزانه

۴٫ سازماندهی کارهای جاری روزانه

۵٫ حافظه بهتر

۶٫ تمرکز مسائل ضروری

۷٫ اتلاف کمتر انرژی

 ۸٫ دستیابی به اهداف روزانه

تاثیر یوگا بر مدیریت زمان

داشتن ذهن آرام باعث می‌شود که شما از انجام کارها لذت بیشتری ببرید. ازدیدگاه یوگا این ایده صحیح نیست که پس از اتمام کاری بلافاصله به سراغ انجام کار دیگری بروید، چون در این حالت انگیزه و تمرکز شما برای انجام کار جدید کم است. فراهم کردن فرصتی برای استراحت و تجدید قوا در بین کارها و پروژه‌ها با انجام مدیتیشن و تمرینات رهاسازی باعث می‌شود تا مغز شما یک‌نفس راحت بکشد و به نتیجه مطلوب تری برسید.

ما با آگاهی و تسلط داشتن نسبت به رفتار خود، آگاه‌تر و بهره‌ورتر خواهیم شد. این‌یکی از مهارت‌های کاربردی مدیریت زمان است، زیرا اگر دقت کنیم، انرژی و زمان زیادی صرف نظم و ترتیب دادن و حل‌وفصل کردن تصمیمات اشتباه ما می‌شود.

اکنون این سؤال پیش می‌آید که آیا تمرکز حواس به ما کمک می‌کند تا فرصت بیشتری در طی روز داشته باشیم، بخصوص زمانی که احساس می‌کنیم زمان به‌سرعت برای ما می‌گذرد؟

تمرکز حواس به‌طور حتم به ما کمک می‌کند تا بهره‌ور‌تر شویم، زیرا ظرفیت ما را در برابر حواس‌پرتی‌های روزانه بالا می‌برد. توانایی مقاومت در برابر این حواس‌پرتی و عدم تمرکز داشتن‌ها، خلاقیت و بهره‌وری ما را بالا می‌برد.

محققان دانشگاه لیدن در هلند دریافته‌اند که که مدیتیشن می‌تواند خلاقیت ما را نیز تحت تأثیر قرار دهد و بالا ببرد.

از طریق مدیتیشن ما خودمان را  بهتر می‌شناسیم. ما متوجه می‌شویم چه ساعتی در روز بهتر کار می‌کنیم. چه زمانی با خودمان در آرامش و تعادل هستیم. می‌توانیم بهترین زمان روزمان را برای کار کردن بر روی پروژه‌هایمان انتخاب کنیم، حالا چه جزو کسانی باشیم که سطح انرژی بالاتری در روز و یا شب دارند.

از طریق مدیتیشن ذهن ما متمرکزتر وآگاه‌تر شده و درنتیجه اشتباهات کمتری خواهیم داشت. آیا این خود گونه‌ای از مدیریت زمان نیست؟ اینکه مجبور نباشیم مسیر رفته را بازگردیم و اشتباهاتمان را جبران کنیم؟

نتیجه گیری

اگر می­خواهید بهترین نتایج را از زندگی خود دریافت کنید، مهارت های مدیریت زمان ضروری است. همانطور که مهارت های مدیریت زمان خود را بهبود می­بخشید، متوجه خواهید شد که کارهای با ارزش بیشتری را در زمان کمتری انجام می­دهید. این مربوط به افزایش تعداد کارهایی نیست که شما انجام می­دهید. همه چیز در مورد حصول اطمینان از انجام مهم ترین وظایف شماست که شما را قادر می­سازد سریع تر و با استرس کمتر به اهداف خود برسید.

زمان را نمی­توان کنترل کرد. زمان هیچ گاه برای من و شما نمی­ایستد وگذشته هم بر نمی گردد. ما فقط قادر به مدیریت زمانی هستیم که همین حالا قدرت تصمیم گیری برای آن را داریم.

باید تلاش کنیم که حال زندگی خودمان را خوب کنیم و از آن پله ای برای صعود بسازیم. با هنر یوگا ، ضمن تجربه ذهنی ارام و جسمی پرانرژی راه رسیدن به اهدافتان را کوتاه کنید.

گردآوری و تنظیم: گروه مترجمین پیام مهر
منابع:‌ www.payamesmi.com
www.miarandall.com

6+
به اشتراک گذاری بر روی facebook
به اشتراک گذاری بر روی twitter
به اشتراک گذاری بر روی linkedin
به اشتراک گذاری بر روی skype
به اشتراک گذاری بر روی email
به اشتراک گذاری بر روی whatsapp
به اشتراک گذاری بر روی telegram

تمامی حقوق نشر، کپی برداری و استفاده برای وب سایت یوگا پیام مهر محفوظ می باشد. استفاده از مطالب فوق با ذکر منبع و آدرس اینترنتی بلامانع است.

error: Content is protected !!