فهرست
مقدمه
همانطور که در قسمت اول اين مقاله اشاره شد مدیریت زمان، تلاشی است آگاهانه برای کنترل و تخصیص منابع محدود جهت افزایش بهره‌وری و رضایت از زندگی. این منابع محدود شامل زمان، انرژی بدن، توجه و … میشود.
مهارت مدیریت زمان، مقوله‌ای است که بیش از داشتن استعداد نیاز به توانایی تغییر در نگرش به کارها و زندگی دارد.
با یادگیری مهارت مدیریت زمان بر معضل کمبود وقت و استرس ناشی از آن غلبه خواهید کرد و با عملکرد بالا به آرامش بیشتر و شادکامی دست خواهید یافت.
از مدیریت زمان به عنوان یک ابزار برای هدف‌گذاری، اولویت‌بندی هدفها و معرفی فعالیتهایی كه در راستای نیل به این اهداف به شما كمك می‌كنند، استفاده كنید. در واقع، مدیریت زمان به شما این امكان را میدهد تا هوشمندتر كاركنید؛ نه سخت‌تر.
بیشتر مردم ترجیح می‌دهند بر روی چند هدف در زندگی‌شان كار كنند. بررسی اهداف به طور كامل و دقیق، پیش‌نیاز اصلی برای موفقیت در این كار است. به فعالیت‌ها وكارهایی بپردازید كه شما را در رسیدن به این اهداف كمك می‌كنند. به منظور رسیدن به هدف نهایی، باید قدم های كوچک را كه در واقع همان اهداف كوتاه‌مدت هستند، بردارید. تكمیل به موقع كارهای كوچک و كوتاه‌مدت، اولویت دارد؛ در غیر این صورت، زمان را ازدست داده اید؛ بدون آن كه پیشرفتی حاصل شود.
اقتصاددان ايتاليايي، ويلفردو پارتو، قانوني در اولويت بندي دارد. قانون پارتو ميگويد كه تقريباً 80درصد نتيجه مورد نظر از بيست درصد تلاش هايي حاصل ميشود كه انجام ميدهيد . براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر اولويت بندي كنيد، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد. وقتي كارهاي مهم تعيين شدند شما ميتوانيد بر اقداماتي تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل ميكند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز ميشود. به همين دليل توان شما صرف حوزه هاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر هستند نميشود. با بکارگيري قانون پارتو براي اولويت بندي خواهيد ديد كه زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد.
موارد موثر در نيل به مديريت زمان
بهره‌بری از زمان و آگاهی در این زمینه، در هر یک از ما بطرز چشم‌گیری متفاوت است. كارهایی را كه در طول روز انجام می‌دهیم تا حد زیادی بستگی به مقدار انرژی، انگیزه، تواناییها، مهارتها، تمرکز، مديريت استرس، ساعت بيولوژيکي و دیگر منابع در دسترس دارد.
برنامه ريزي
برنامه ریزی که یکی از مهارت های مدیریت زمان است، به شما اجازه میدهد تا تمام وظایف مورد نیاز برای تکمیل پروژه را پیش بینی و بهترین آن ها را با هم ترکیب کنید. برنامه ای که به خوبی ساخته شده است، زمان زیادی را صرفه جوبی خواهد کرد.
به ساعت بیولوژیكی (ساعت زیستی) بدن خود توجه کنيد، ساعت بيولوژيکي تأثیر بسزایی بر روی عملكرد فرد دارد و در هر یک از ما متفاوت است. به طور كلی، می‌توان افراد را به سه گروه تقسیم كرد؛ دسته اول در ساعتهای آغازین بامداد، بسیار فعال و پرانرژی هستند و با بازدهی بالا، كارها را انجام می‌دهند. دسته دوم در ساعتهای واپسین، بعدازظهر، بسیار پركارند و بازدهی كارشان در آن ساعتها بیشتر از مواقع دیگر است و آخرین گروه، شب‌زنده‌داران هستند كه نیمه های شب را بهترین موقع برای انجام دادن كارها می‌دانند. پیش از هر چیز، شما باید زمان اوج كاری خود را معین كنید و آن را به كارهای سخت‌تر خود اختصاص دهید.
تمرکز
تمرکز یکی از مهم ترین مهارت های مدیریت زمان است. مهم است که به یاد بیاورید که صرف نظر از اینکه چه تعداد وظیفه ای باید انجام دهید، میتوانید تنها در یک لحظه، یک کار را انجام دهید.
مطابق تحقیقات انجمن روانشناسی آمریکا، انجام چندین فعالیت همزمان 20 تا 40 درصد از کارایی شما را کاهش میدهد و در نتیجه کیفیت کارها پایین خواهد بود. بنابراین در هر مدت زمان برنامه‌ریزی شده فقط و فقط بر یک فعالیت تمرکز کنید و نسبت به انجام همان فعالیت متعهد باشید. از هرگونه چندکارگی(مالتی تسکینگ) یا انجام همزمان چند کار با هم به شدت خودداری کنید. تمرکز بر انجام یک کار شما را به سمت بهره‌وری بیشتر هدایت میکند. چندکارگی، ضد تمرکز است و کسب نتایج قابل توجه بدون تمرکز بالا امکان‌پذیر نیست.
برای بهبود تمرکز به خود استراحت دهید و مدت زمانی را به تفریح بپردازید. سلامت شما هم جزو برنامه‌تان است. حتما صبح خود را به ورزش و یا مراقبه اختصاص دهید تا سطح توانایی فردی شما افزایش یابد.
نجات از حواس‌پرتی
در دنیای شلوغ امروزی با انواع حواس‌پرت‌کن‌ها از جمله تلویزیون، شبکه هاي اجتماعي، موبایل، اینترنت و… مواجه هستیم. این قبیل حواس‌پرت‌کن‌ها، مانع تمرکز بر فعالیت‌ها شده و در عمل زمان ما را از بین می‌برند و امکان انجام کارها بر اساس برنامه‌ریزی را از ما می‌گیرند. در حین انجام فعالیت‌ها این گونه موارد حواس‌پرتی را از خود دور کنید تا در مدیریت زمان خود موفق باشید.
برای همه ی ما بارها پیش آمده است که در حال انجام یک کار مهم، ناگهان با اعلان گوشی و یا تماس یکی از دوستانمان، به کل از آن کار فاصله گرفته و زمان زيادي را بر سر کاری مهم از دست داده باشیم. این یک نمونه ساده تأثير منفی آن بر روی مدیریت زمان است. شبکه اجتماعی خود را قطع کنید چرا که مدت زمان زیادی را از دست می دهید.
غلبه بر اهمال‌کاری
شاعر انگلیسی ادوارد یانگ از اهمال‌کاری به عنوان دزدان زمان یاد میکند. اهمال‌کاری یا همان به تعویق انداختن کارها رفتاری غیر ارادی و غیر منطقی است که از احساسات منفی چون ترس و کسالت ناشی میشود و به شدت بر بهره‌وری اثر منفی میگذارد و منجر به هدر رفتن زمان و انرژی میشود. مغز برای رهایی از این حالات، از فکرکردن به کار مربوطه طفره رفته و ما را بر انجام کارهای دیگر سوق داده و متمرکز میکند.
سعی کنید با برطرف کردن احساسات منفی، فعالیت‌های مهم و ضروری‌تان را برنامه‌ریزی کرده و در زمان مقرر انجام دهید و به وقت دیگری موکول نکنید. بهترین روش برای جلوگیری از به تعویق انداختن فعالیت‌ها این است که به خودتان بگویید بهترین زمان انجام کار همین الان است. دقیقا همین الان. بدین ترتیب خود را مجاب کنید تا کار لازم را در زمان مقرر به اتمام برسانید در این صورت یک قدم برای مدیریت زمان برداشته‌اید.
انگیزه تان را افزایش دهید
وقتی برای کارهایی که انجام می‌دهيد انگیزه لازم را ندارید یا آن را دوست ندارید، آن را کندتر انجام می‌دهید. گاهی اوقات هم ترجیح می‌دهید آن کارها را در آخرین لحظه انجام دهید. در چنین شرایطی، مسئله کمبود انگیزه دیده نمی‌شود و کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد.
پاداش دادن به خود براي كارهايي كه انجام داده ايد، راهي براي ايجاد انگيزه است. همچنين تصويرسازي مثبت و تجسم لحظه موفقيت، انگيزه شما را دوچندان خواهدکرد.
مهارت های ارتباطی
شما باید روزانه با دیگران کار کنید. بعید است که شما، تمام کار های خود را به تنهایي انجام دهید. در مهارت مدیریت زمان، مهارت ارتباطي از آن جهت تاثیرگذار است که شما را قادر میسازد روابط حمایتی با کسانی که با آن ها کار میکنید، ایجاد کنید.
هنگامی که برای انجام کار خود، به فرد دیگری نیاز دارید، باید ارتباط برقرار کنید. به طوری که آن ها را برای انجام کار با استاندارهای مورد نظر، همراه خود سازيد. برای مثال اگر اشتباه رخ داده باشد، ميبايست این مسئله را سریعا مطرح کنید و به طور واضح در مورد تنظیماتی که باید انجام شود، توضیح دهید. دراین شرایط کیفیت ارتباط شما به طور مستقیم بر زمان و کیفیت کاری که انجام میشود، تاثیر میگذارد.
مدیریت استرس
مهارتهای مدیریت زمان و مدیریت استرس درهم آمیخته اند. مديريت استرس به شما کمک ميکند تا در زمان وقوع مشکل با تسلط برخود، بهترین روش را اتخاذ نموده، تنش های موجود را شکست دهید و راه خود را تا موفقيت کوتاهتر کنيد.
استرس بر تعادل احساسی و سلامت جسمی شما آسیب میزند. شما برای تفکر عمیق تر، کارکرد موثرتر و لذت بردن بیشتر از زمانتان نیازبه مدیریت استرس دارید.
سرعت خود را تنظيم كنيد
مهم است كه زمان خود را براي ميزان ساعاتي كه كار ميكنيد تنظيم كنيد. از خود بپرسيد كه با سرعتي كه كار ميكنيد ميتوانيد ادامه دهيد. خود را با تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.
«نه» گفتن را ياد بگيريد
یادگیری برای گفتن “نه” و بیان آن ، هر جا که نياز باشد، یکی از سریع ترین راه هایی است که ميتوانید، مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید.
وقتی نمی‌توانید نه بگویید باعث میشود مدیریت کارها بهم بریزد. بسیاری از افراد نمی‌توانند نه بگویند و ممکن است شما هم جزو آن دسته از افرادی باشید که توانایی گفتن نه را ندارند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی میکنید که به دلیل ناتوانی در گفتن نه یا دلایل مشابه، پذیرفته‌‌اید. يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي كه با اولويت موجود وي تناقض دارد خلاصي يابد.
استراحت بین انجام فعالیت‌ها
ذهن و جسم ما طوری طراحی شده است که قادر نیست به صورت پیوسته و بدون استراحت به فعالیت بپردازد. حتما می‌بایست زمان‌های استراحت بین هر فعالیت در نظر گرفته شود. این زمان‌های استراحت اتلاف وقت نيست بلکه، یک تصمیم و رفتار هوشمندانه در راستای افزایش بهره‌وری و مدیریت زمان است. این کار باعث میشود ذهن و جسم‌تان آماده‌ی ادامه‌ی فعالیت با کیفیت بیشتری باشد.
مزاحمت كمال گرايي
وقتي هدفگذاري و اولويت بندي كرديد، يكي از موانع، تمايل به كمال گرا بودن است. اين نوع رويكرد ميتواند تأثير زيادي بر مديريت زمان داشته باشد . برای مدیریت زمان و موفقیت در کارهايتان، باید با تمام قدرت، کاری را که برای آن برنامه ریزی کرده اید بصورت تمام و کمال انجام دهید اما تمرکز بيش از حد برروي جزئیات، شما را از اصل باز میدارد. سعي کنید چشم انداز درست داشته باشید و به چشم انداز پایبند باشید.
عوامل محيطي و امکانات
از يك صندلي مناسب استفاده كنيد. يك صندلي خوب بايد قابليت تنظيم داشته باشد بگونه اي كه اين امكان را فراهم آورد كه هنگام كار كردن موقعيت راحتي داشته باشيد. مطمئناً در اين شرايط شما بهتر مي توانيد بر كار خود تمركز كنيد. همچنين روشنايي مناسب،كارايي را بالا ميبرد. سطح متفاوتي از روشنايي براي كارهاي متفاوت لازم است.
نظم و ترتیب چه در محیط فیزیکی و چه در محیط فکری امری بسیار مهم است. همیشه نظم را رعایت کنید چرا که کمی بی نظمی زمان زیادی را تلف میکند.
با يوگا جسم و ذهن خود را شارژ کنيد
براي مديريت زمان نياز به تامين انرژي ذهني و جسمي داريد. یوگا با هدف دستیابی به سلامت جسمی و ذهنی يکي از شيوه هايي است که به شما کمک ميکند تا در تحقق مديريت زمان موفق تر عمل کنيد .
تمرينات جسمي يوگا با انقباضات ایزومتریک و تمدد اعصاب عضلات، باعث کاهش فشار بر جسم مي شود . همچنين تکنيک هاي ذهني، با مديريت ذهن به کاهش استرس و اضطراب شغل‌های پرکشمکش کمک ميکند.
تکنیکهای پراناياما و تنفس عمیق در تمرینات یوگا با افزايش ظرفیت و توانایی ریه، موجب ریلکسیشن و تمدد اعصاب شده و باعث می شود به مرور بر ذهن خود تسلط پیدا کنید.
استمرار در انجام حرکات یوگا تاثیر بسزایی بر روابط اجتماعی و خلقیات فرد دارد و به مرور شما را به فردی خوشحال تر تبدیل میکند که در مهارت ارتباطي شما بسيار موثر خواهدبود.
انضباط، تقويت حافظه، دقت و هشياري، افزايش انرژي، آرامش ذهن، مديريت استرس و… حاصل انجام منظم آموزههاي يوگاست که در استفاده بهينه از زمان نقش بسزايي دارد.
فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت زمان براي شما بايد بايد بگونه اي باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد.
گردآوری و تنظیم: گروه مترجمین پیام مهر
منابع: فريده زاهري، فرزاد عالي نسب، ذهنولوژي، بيتوته
