فهرست
مقدمه
همانطور که در قسمت اول این مقاله اشاره شد مدیریت زمان، تلاشی است آگاهانه برای کنترل و تخصیص منابع محدود جهت افزایش بهره‌وری و رضایت از زندگی. این منابع محدود شامل زمان، انرژی بدن، توجه و … میشود.
مهارت مدیریت زمان، مقوله‌ای است که بیش از داشتن استعداد نیاز به توانایی تغییر در نگرش به کارها و زندگی دارد.
با یادگیری مهارت مدیریت زمان بر معضل کمبود وقت و استرس ناشی از آن غلبه خواهید کرد و با عملکرد بالا به آرامش بیشتر و شادکامی دست خواهید یافت.
از مدیریت زمان به عنوان یک ابزار برای هدفگذاری، اولویت‌بندی هدفها و معرفی فعالیتهایی که در راستای نیل به این اهداف به شما کمک می‌کنند، استفاده کنید. در واقع، مدیریت زمان به شما این امکان را میدهد تا هوشمندتر کارکنید؛ نه سخت‌تر.
بیشتر مردم ترجیح می‌دهند بر روی چند هدف در زندگی‌شان کار کنند. بررسی اهداف به طور کامل و دقیق، پیش‌نیاز اصلی برای موفقیت در این کار است. به فعالیت‌ها وکارهایی بپردازید که شما را در رسیدن به این اهداف کمک می‌کنند. به منظور رسیدن به هدف نهایی، باید قدم های کوچک را که در واقع همان اهداف کوتاه‌مدت هستند، بردارید. تکمیل به موقع کارهای کوچک و کوتاه‌مدت، اولویت دارد؛ در غیر این صورت، زمان را ازدست داده اید؛ بدون آن که پیشرفتی حاصل شود.
اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو، قانونی در اولویت بندی دارد. قانون پارتو میگوید که تقریباً ۸۰درصد نتیجه مورد نظر از بیست درصد تلاش هایی حاصل میشود که انجام میدهید . برای اینکه کارهای خود را به صورت مؤثر اولویت بندی کنید، باید بیست درصد مهم را جدا کنید. وقتی کارهای مهم تعیین شدند شما میتوانید بر اقداماتی تمرکز کنید که بیشترین نتیجه مورد نظر را حاصل میکند. هنگام تحلیل چگونگی گذراندن اوقات خود متوجه خواهید شد که خیلی از اوقات شما صرف کارهای کوچک و ناچیز میشود. به همین دلیل توان شما صرف حوزه های اصلی و حیاتی که نیازمند تلاش بیشتر هستند نمیشود. با بکارگیری قانون پارتو برای اولویت بندی خواهید دید که زمان و اهداف تحقق یافته شما بیشتر خواهند شد.
موارد موثر در نیل به مدیریت زمان
بهره‌بری از زمان و آگاهی در این زمینه، در هر یک از ما بطرز چشم‌گیری متفاوت است. کارهایی را که در طول روز انجام می‌دهیم تا حد زیادی بستگی به مقدار انرژی، انگیزه، تواناییها، مهارتها، تمرکز، مدیریت استرس، ساعت بیولوژیکی و دیگر منابع در دسترس دارد.
برنامه ریزی
برنامه ریزی که یکی از مهارت های مدیریت زمان است، به شما اجازه میدهد تا تمام وظایف مورد نیاز برای تکمیل پروژه را پیش بینی و بهترین آن ها را با هم ترکیب کنید. برنامه ای که به خوبی ساخته شده است، زمان زیادی را صرفه جوبی خواهد کرد.
به ساعت بیولوژیکی (ساعت زیستی) بدن خود توجه کنید، ساعت بیولوژیکی تأثیر بسزایی بر روی عملکرد فرد دارد و در هر یک از ما متفاوت است. به طور کلی، می‌توان افراد را به سه گروه تقسیم کرد؛ دسته اول در ساعتهای آغازین بامداد، بسیار فعال و پرانرژی هستند و با بازدهی بالا، کارها را انجام می‌دهند. دسته دوم در ساعتهای واپسین، بعدازظهر، بسیار پرکارند و بازدهی کارشان در آن ساعتها بیشتر از مواقع دیگر است و آخرین گروه، شب‌زنده‌داران هستند که نیمه های شب را بهترین موقع برای انجام دادن کارها می‌دانند. پیش از هر چیز، شما باید زمان اوج کاری خود را معین کنید و آن را به کارهای سخت‌تر خود اختصاص دهید.
تمرکز
تمرکز یکی از مهم ترین مهارت های مدیریت زمان است. مهم است که به یاد بیاورید که صرف نظر از اینکه چه تعداد وظیفه ای باید انجام دهید، میتوانید تنها در یک لحظه، یک کار را انجام دهید.
مطابق تحقیقات انجمن روانشناسی آمریکا، انجام چندین فعالیت همزمان ۲۰ تا ۴۰ درصد از کارایی شما را کاهش میدهد و در نتیجه کیفیت کارها پایین خواهد بود. بنابراین در هر مدت زمان برنامه‌ریزی شده فقط و فقط بر یک فعالیت تمرکز کنید و نسبت به انجام همان فعالیت متعهد باشید. از هرگونه چندکارگی(مالتی تسکینگ) یا انجام همزمان چند کار با هم به شدت خودداری کنید. تمرکز بر انجام یک کار شما را به سمت بهره‌وری بیشتر هدایت میکند. چندکارگی، ضد تمرکز است و کسب نتایج قابل توجه بدون تمرکز بالا امکان‌پذیر نیست.
برای بهبود تمرکز به خود استراحت دهید و مدت زمانی را به تفریح بپردازید. سلامت شما هم جزو برنامه‌تان است. حتما صبح خود را به ورزش و یا مراقبه اختصاص دهید تا سطح توانایی فردی شما افزایش یابد.
نجات از حواس‌پرتی
در دنیای شلوغ امروزی با انواع حواس‌پرت‌کن‌ها از جمله تلویزیون، شبکه های اجتماعی، موبایل، اینترنت و… مواجه هستیم. این قبیل حواس‌پرت‌کن‌ها، مانع تمرکز بر فعالیت‌ها شده و در عمل زمان ما را از بین می‌برند و امکان انجام کارها بر اساس برنامه‌ریزی را از ما می‌گیرند. در حین انجام فعالیت‌ها این گونه موارد حواس‌پرتی را از خود دور کنید تا در مدیریت زمان خود موفق باشید.
برای همه ی ما بارها پیش آمده است که در حال انجام یک کار مهم، ناگهان با اعلان گوشی و یا تماس یکی از دوستانمان، به کل از آن کار فاصله گرفته و زمان زیادی را بر سر کاری مهم از دست داده باشیم. این یک نمونه ساده تأثیر منفی آن بر روی مدیریت زمان است. شبکه اجتماعی خود را قطع کنید چرا که مدت زمان زیادی را از دست می دهید.
غلبه بر اهمال‌کاری
شاعر انگلیسی ادوارد یانگ از اهمال‌کاری به عنوان دزدان زمان یاد میکند. اهمال‌کاری یا همان به تعویق انداختن کارها رفتاری غیر ارادی و غیر منطقی است که از احساسات منفی چون ترس و کسالت ناشی میشود و به شدت بر بهره‌وری اثر منفی میگذارد و منجر به هدر رفتن زمان و انرژی میشود. مغز برای رهایی از این حالات، از فکرکردن به کار مربوطه طفره رفته و ما را بر انجام کارهای دیگر سوق داده و متمرکز میکند.
سعی کنید با برطرف کردن احساسات منفی، فعالیت‌های مهم و ضروری‌تان را برنامه‌ریزی کرده و در زمان مقرر انجام دهید و به وقت دیگری موکول نکنید. بهترین روش برای جلوگیری از به تعویق انداختن فعالیت‌ها این است که به خودتان بگویید بهترین زمان انجام کار همین الان است. دقیقا همین الان. بدین ترتیب خود را مجاب کنید تا کار لازم را در زمان مقرر به اتمام برسانید در این صورت یک قدم برای مدیریت زمان برداشته‌اید.
انگیزه تان را افزایش دهید
وقتی برای کارهایی که انجام میدهید انگیزه لازم را ندارید یا آن را دوست ندارید، آن را کندتر انجام میدهید. گاهی اوقات هم ترجیح میدهید آن کارها را در آخرین لحظه انجام دهید. در چنین شرایطی، مسئله کمبود انگیزه دیده نمیشود و کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد.
پاداش دادن به خود برای کارهایی که انجام داده اید، راهی برای ایجاد انگیزه است. همچنین تصویرسازی مثبت و تجسم لحظه موفقیت، انگیزه شما را دوچندان خواهدکرد.
مهارت های ارتباطی
شما باید روزانه با دیگران کار کنید. بعید است که شما، تمام کار های خود را به تنهایی انجام دهید. در مهارت مدیریت زمان، مهارت ارتباطی از آن جهت تاثیرگذار است که شما را قادر میسازد روابط حمایتی با کسانی که با آن ها کار میکنید، ایجاد کنید.
هنگامی که برای انجام کار خود، به فرد دیگری نیاز دارید، باید ارتباط برقرار کنید. به طوری که آن ها را برای انجام کار با استاندارهای مورد نظر، همراه خود سازید. برای مثال اگر اشتباه رخ داده باشد، میبایست این مسئله را سریعا مطرح کنید و به طور واضح در مورد تنظیماتی که باید انجام شود، توضیح دهید. دراین شرایط کیفیت ارتباط شما به طور مستقیم بر زمان و کیفیت کاری که انجام میشود، تاثیر میگذارد.
مدیریت استرس
مهارتهای مدیریت زمان و مدیریت استرس درهم آمیخته اند. مدیریت استرس به شما کمک میکند تا در زمان وقوع مشکل با تسلط برخود، بهترین روش را اتخاذ نموده، تنش های موجود را شکست دهید و راه خود را تا موفقیت کوتاهتر کنید.
استرس بر تعادل احساسی و سلامت جسمی شما آسیب میزند. شما برای تفکر عمیق تر، کارکرد موثرتر و لذت بردن بیشتر از زمانتان نیازبه مدیریت استرس دارید.
سرعت خود را تنظیم کنید
مهم است که زمان خود را برای میزان ساعاتی که کار میکنید تنظیم کنید. از خود بپرسید که با سرعتی که کار میکنید میتوانید ادامه دهید. خود را با تعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید. مدیریت مؤثر زمان باید این امکان را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید.
«نه» گفتن را یاد بگیرید
یادگیری برای گفتن “نه” و بیان آن ، هر جا که نیاز باشد، یکی از سریع ترین راه هایی است که میتوانید، مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید.
وقتی نمی‌توانید نه بگویید باعث میشود مدیریت کارها بهم بریزد. بسیاری از افراد نمی‌توانند نه بگویند و ممکن است شما هم جزو آن دسته از افرادی باشید که توانایی گفتن نه را ندارند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی میکنید که به دلیل ناتوانی در گفتن نه یا دلایل مشابه، پذیرفته‌‌اید. یک ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرایطی که با اولویت موجود وی تناقض دارد خلاصی یابد.
استراحت بین انجام فعالیت‌ها
ذهن و جسم ما طوری طراحی شده است که قادر نیست به صورت پیوسته و بدون استراحت به فعالیت بپردازد. حتما میبایست زمان‌های استراحت بین هر فعالیت در نظر گرفته شود. این زمان‌های استراحت اتلاف وقت نیست بلکه، یک تصمیم و رفتار هوشمندانه در راستای افزایش بهره‌وری و مدیریت زمان است. این کار باعث میشود ذهن و جسم‌تان آماده‌ی ادامه‌ی فعالیت با کیفیت بیشتری باشد.
مزاحمت کمال گرایی
وقتی هدفگذاری و اولویت بندی کردید، یکی از موانع، تمایل به کمال گرا بودن است. این نوع رویکرد میتواند تأثیر زیادی بر مدیریت زمان داشته باشد . برای مدیریت زمان و موفقیت در کارهایتان، باید با تمام قدرت، کاری را که برای آن برنامه ریزی کرده اید بصورت تمام و کمال انجام دهید اما تمرکز بیش از حد برروی جزئیات، شما را از اصل باز میدارد. سعی کنید چشم انداز درست داشته باشید و به چشم انداز پایبند باشید.
عوامل محیطی و امکانات
از یک صندلی مناسب استفاده کنید. یک صندلی خوب باید قابلیت تنظیم داشته باشد بگونه ای که این امکان را فراهم آورد که هنگام کار کردن موقعیت راحتی داشته باشید. مطمئناً در این شرایط شما بهتر می توانید بر کار خود تمرکز کنید. همچنین روشنایی مناسب،کارایی را بالا میبرد. سطح متفاوتی از روشنایی برای کارهای متفاوت لازم است.
نظم و ترتیب چه در محیط فیزیکی و چه در محیط فکری امری بسیار مهم است. همیشه نظم را رعایت کنید چرا که کمی بی نظمی زمان زیادی را تلف میکند.
با یوگا جسم و ذهن خود را شارژ کنید
برای مدیریت زمان نیاز به تامین انرژی ذهنی و جسمی دارید. یوگا با هدف دستیابی به سلامت جسمی و ذهنی یکی از شیوه هایی است که به شما کمک میکند تا در تحقق مدیریت زمان موفق تر عمل کنید .
تمرینات جسمی یوگا با انقباضات ایزومتریک و تمدد اعصاب عضلات، باعث کاهش فشار بر جسم می شود . همچنین تکنیک های ذهنی، با مدیریت ذهن به کاهش استرس و اضطراب شغل‌های پرکشمکش کمک میکند.
تکنیکهای پرانایاما و تنفس عمیق در تمرینات یوگا با افزایش ظرفیت و توانایی ریه، موجب ریلکسیشن و تمدد اعصاب شده و باعث می شود به مرور بر ذهن خود تسلط پیدا کنید.
استمرار در انجام حرکات یوگا تاثیر بسزایی بر روابط اجتماعی و خلقیات فرد دارد و به مرور شما را به فردی خوشحال تر تبدیل میکند که در مهارت ارتباطی شما بسیار موثر خواهدبود.
انضباط، تقویت حافظه، دقت و هشیاری، افزایش انرژی، آرامش ذهن، مدیریت استرس و… حاصل انجام منظم آموزههای یوگاست که در استفاده بهینه از زمان نقش بسزایی دارد.
فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مدیریت زمان برای شما باید باید بگونه ای باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد.
گردآوری و تنظیم: گروه مترجمین پیام مهر
منابع: فریده زاهری، فرزاد عالی نسب، ذهنولوژی، بیتوته
