فرض کنید به شما یک ساعت فرصت داده‌اند که یک درخت را با تبر قطع کنید. ممکن است در این حالت، به یاد آن گفته‌ی معروف بیفتید و تصمیم بگیرید ۵۵ دقیقه را به تیز کردن تبر و ۵ دقیقه را به تبر زدن اختصاص دهید.
اما نگاه دیگری هم وجود دارد: اینکه نیم ساعت بخوابید و تجدید قوا کنید. ۱۰ دقیقه را برای خوردن یک غذای مقوي صرف کنید. وقت باقی‌مانده را به نحو مقتضی، میان تیز کردن تبر و تبر زدن تقسیم کنید.
اگر الگوی اول را مدیریت زمان بنامیم، می‌توان برای نگاه دوم، عنوان مدیریت انرژی را انتخاب کرد.
مدیریت انرژی در کنار مدیریت زمان
بحث مدیریت انرژی، تازه نیست و می‌توان حدس زد که قدمت طولانی داشته باشد اما چیزی که باعث شد این بحث در جمع‌های مدیریتی رونق پیدا کند، مقاله‌ای بود که تونی شوارتز و کاترین مک‌کارتی در سال ۲۰۰۷ در نشریه کسب و کار هاروارد منتشر کردند .
آنها در این مقاله تأکید داشتند که درکنار مدیریت زمان به مدیریت انرژی توجه داشته باشید.
حرف کلیدی در مدیریت انرژی این است که در بسیاری از اوقات، ما برای استفاده‌ی بیشتر از زمان، چنان حریصانه عمل می‌کنیم که انرژی خود را از دست می‌دهیم و فراموش می‌کنیم که: زمان، به تنهایی چاره ساز نيست.
ما وقتی می‌توانیم از زمان خود به شکل اثربخش استفاده کنیم و انرژی کافی هم داشته باشیم.
چهار حوزه‌ی مهم برای تأمین انرژی
هیچ یک از چهار حوزه‌ای که شوارتز و مک‌کارتی مطرح میکنند، برای ما تازگی ندارند. بنابراین اهمیت کار آنها را می‌توان در این دانست که این حوزه‌ها را کنار هم قرار داده‌اند و اهمیت مجموعه‌ی آنها را به ما یادآوری کرده‌اند:
انرژی فیزیکی
بسیاری از ما انرژی فیزیکی را برای «به دست آوردن زمان بیشتر» قربانی می‌کنیم. غافل از اینکه به خاطر سطح انرژی پایین یا خستگی زیاد، کارایی و راندمان ما کاهش پیدا می‌کند و این زمان بیشتر، فایده‌ی چندانی ندارد.
همه‌ی ما این تجربه را داشته‌ایم که با هر زور و زحمتی بوده، دو یا سه ساعت را برای یک کار مشخص خالی کرده‌ایم؛ اما به علت سطح انرژی پایین، به اندازه‌ی نیم‌ساعت هم خروجی نداشته‌ایم.
بعضی از اشتباهاتی که شوارتز به آنها اشاره می‌کند به شرح زیرند:
- کار کردن طولانی و پیوسته بدون در نظر گرفتن فرصت استراحت.
- کم کردن از خواب برای به دست آوردن زمان بیشتر.
- حذف صبحانه از وعده‌های غذایی.
- مصرف زیاد کربوهیدارت‌های ساده (که به سرعت سطح قند خون را بالا می‌برند و به همان سرعت هم، اثرشان از بین می‌رود).
- فعالیت فیزیکی کم و در نظر نگرفتن زمان‌هایی برای تمرین و ورزش و پیاده‌روی
انرژی عاطفی و هیجانی
انرژی عاطفی هم مولفه‌ی دیگری از انرژی است که گاهی ما از آن غافل می‌شویم. اين در حالی است که اگر سرحال نباشیم و از نظر خُلق و روحیه در وضعیت خوبی قرار نداشته باشیم، هر چقدر هم زمان در اختیارمان باشد، نمی‌توانیم آن را به شکل مولد و موثر به‌کار بگیریم. کارهای ظاهراً ساده‌ای هستند که میتوانند برای تجدید قوای عاطفی به ما کمک کنند.
از جمله اینکه وقتی احساسات و هیجانات منفی بر ما حاکم می‌شود، در کار خود وقفه بیندازیم و با حس و حال بد، به کارمان ادامه ندهیم کار کردن با سطح انرژی پایین و احساسات منفی، استفاده از زمان نیست؛ بلکه کشتن زمان است.
کمی راه رفتن، نشستن، بستن چشم‌ها، تنفس عمیق يا رهاسازي بدن میتوانند در مدت کوتاهی وضعیت ما را بهبود دهند و ما را برای ادامه‌ی کار آماده کنند.
شوارتز و مک‌کارتی به دو نکته‌ی دیگر هم در زمینه‌ی «شارژ کردن مجدد ذخیره‌ی عاطفی» اشاره میکنند. یکی اینکه وقتی از نظر انرژی و روحیه در وضعیت ضعیفی قرار داریم، وقت کوتاهی را به تشکر کردن از دیگران و تحسین آنها اختصاص دهیم. کاری که می‌شود با تماس تلفنی، ارسال پیامک یا ایمیل، به سادگی انجام داد. تحقیقات فراوانی وجود دارند که نشان می‌دهند این کار، می‌تواند روی حال خودمان هم تأثیر مثبت بگذارد.
نکته‌ی دومی که آنها مطرح میکنند، این است که مراقب باشیم رویدادها را چگونه برای خودمان تعریف می‌کنیم. ما گرفتار خطاهای شناختی فراوانی هستیم و گاهی واقعیت را به شکلی تحریف می‌کنیم که تمام انگیزه و انرژی ما را از بین می‌برد.
انرژی حاصل از تمرکز
سومین مولفه‌ی انرژی که بسیاری از ما از آن غافل هستیم، تمرکز فکری است. فقط در حد چند جمله تأکید می‌کنیم که مغز ما برای موازی کاری و انجام چند کار فکری همزمان طراحی نشده است. وقتی مدام از این کار به آن کار می‌پریم یا همزمان با انجام یک کار سنگین فکری، بارها به موبایل خود سر می‌زنیم و نوتیفیکیشن‌های آن را بررسی می‌کنیم، بهره‌وری ما به طرز مشهود و ملموسی کاهش پیدا می‌کند.
لازم به تأکید است که تکنیک‌هایی مثل پومودورو و تکنیک GTD هم اساساً با این هدف طراحی شده‌اند که ذهن ما را برای مدت مشخصی، روی یک موضوع خاص متمرکز کنند و اجازه ندهند حاشیه‌ها، قدرت فکر کردن متمرکز را از ما بگیرند.
فن پومودورو
تکنیک پومودورو که گاهی از آن به عنوان فن پومودورو هم یاد می‌شود، شیوه‌ای برای مدیریت زمان است که توسط فرانچسکو سیریلو در اواخر دهه هشتاد میلادی مطرح شد و امروز به صورت گسترده مورد استفاده قرار می‌گیرد.
پومودورو بر یک ایده اصلی استوار است: اینکه انسان نمی‌تواند به صورت پیوسته و برای مدت طولانی، تمرکز ذهنی و توان فیزیکی خود را بر روی یک موضوع یا یک هدف مشخص حفظ کند.
بنابراین، بر اساس تکنیک پومودور به شما پیشنهاد می‌شود که پس از مدتی تمرکز مطلق بر روی یک موضوع، به خودتان کمی استراحت اجباری بدهید و سپس مجدداً انجام آن کار یا فکر کردن به آن موضوع را ادامه دهید.
ممکن است ساعت‌ها جلوی مانیتور باشیم و از گذشت زمان باخبر نشویم، در حالی که تکنیک پومودورو به ما یادآوری می‌کند که کار را رها کرده و برای چند دقیقه‌ای هم که شده نفس بکشیم.
تکنيک GTD (Getting things done)
راه‌حل دیوید آلن برای انجام کار، برنامه ریزی به روش GTD است. همانطور که در بخش اول اين مقاله نيز اشاره شد، برای استفاده از این روش باید اهداف خود را به قسمت‌های کوچکتر تقسیم کنید؛ زیرا اهداف کوچکتر باعث می‌شود انجام کارها برای شما راحت‌تر شود، برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته وآن‌ها را نظم دهید. این تکنیک باعث نظم در زندگی شما می‌شود و به وسیله آن می‌توانید در زمان‌های خود صرفه‌جویی کنید.
انرژی حاصل از فعالیت‌های معنادار
برای هر یک از ما، فعالیت‌هایی وجود دارد که با انجام آنها، احساس می‌کنیم کار معناداری انجام داده‌ایم و به اصطلاح دیگر، برای خودمان وقت گذاشته‌ایم.
ممکن است یک مدیر از صبح تا عصر برای شرکت خود کار کند و دستاوردهای مادی و اقتصادی ارزشمندی هم ایجاد کند، اما خودش در درون خود، این فعالیت‌ها را معنادار نداند.
در مقابل ممکن است همین مدیر، وقتی شب‌هنگام، گیتار خود را می‌گیرد و می‌نوازد، یا چند صفحه کتابِ غیرمرتبط با کار می‌خواند، یا با همسر و فرزندان خود حرف می‌زند، احساس کند که فعالیت معناداری انجام داده است.
هر زمان سهم فعالیت‌هایی که خودمان آنها را معنادار می‌دانیم در زندگی‌مان کم شود، انرژی ما کاهش پیدا می‌کند و در این حالت، هر چقدر هم که بکوشیم زمان خود را به شکل مناسبی به‌کار بگیریم، خروجی چندانی نخواهیم داشت.
بنابراین هنگام برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان، فقط به این فکر نکنیم که تمام دقیقه‌‌ها و ثانیه‌ها، مشغول باشیم و خروجی (به معنای رایج آن) داشته باشیم. گاهی اوقات اگر از ساعات کار خود بزنیم و به جای آن، کمی به فعالیت‌هایی که خودمان آنها را ارزشمند می‌دانیم بپردازیم، انرژی بیشتری خواهیم داشت و با روحیه‌ی بهتری به سراغ کارمان خواهیم رفت.
مديريت وظايف و تاثير آن در مديريت زمان
مدیریت وظایف (Task Management) بخش مهم ديگري از مدیریت زمان است. فردی می‌تواند زمان را به خوبی مدیریت کند، که نسبت به اولویت بندی وظایف خود، دقیق و حساس باشد.
براي اين منظورمي توان از ماتريس ايزنهاور (Eisenhower Matrix) که همان ماتريس اهميت و فوريت است و ابزاري ديگر براي اولويت بندي کارها به تفکيک ضرورت زماني و ضرورت استراتژيک است، بهره گرفت.
مدیریت زمان عالی به معنی موثر و همچنین کارآمد بودن است. به عبارت دیگر، ما باید وقت خود را صرف کارهایی کنیم که مهم هستند، و نه فقط کارهایی که فوری‌اند.
براساس این ماتریس کارها به ۴ دسته تقسیم می شوند:
۱) کارهای مهم و فوری: این کارها هم اهمیت بالایی دارند و هم دارای فوریت هستند. بنابراین لازم است به آنها زمان اختصاص دهید و جدیشان بگیرید. اما یک نکته در مورد این دسته از کارها وجود دارد. آیا کارهای مهم را می توان به سرعت انجام داد. احتمالا کیفیت کار کاهش پیدا خواهدکرد.
این کارها عموما قبلا در دسته دوم یعنی مهم اما غیر فوری بودند و به دلیل تعلل یا نادیده گرفته شدن تبدیل به کارهای مهم فوری شده اند. همچنین یک خطر بزرگ دیگر در خصوص کارهای این دسته این است که در بسیاری از موارد این کارها واقعا مهم نیستند. درواقع در بسیاری از موارد افراد کارهای غیرمهم اما فوری را با کارهای مهم و فوری اشتباه میگیرند.
۲) کارهای مهم اما غیرفوری: این بخش از ماتریس ایزنهاور بسیار مهم است. تفاوت افراد موفق و معمولی در همین بخش است. برخی از کارها هستند که اهمیت شان بسیار زیاد است اما چون فوریتی ندارند به آنها اهمیتی نمی دهیم. این کارها در بلند مدت میتوانند موجب موفقیت ما بشوند و زندگی ما را تغییر دهند اما بیشتر مردم از این کارها غافل هستند.
افراد موفق بیشترین تمرکز را بر روی این دسته از کارها دارند. آنها روزانه بیشترین زمان خود را صرف رسیدگی به امور مهم خود می کنند، حتی اگر فوریتی نداشته باشد. برای کارهای مهم اما غیر فوری برنامه ریزی کنید تا با کیفیت بالا انجامش دهید، این مهمترین بخش فعالیت های شماست پس بهترین و اثربخش ترین زمانتان را به آن اختصاص بدهید تا کیفیت انجام کارها افزایش يابد.
۳) کارهای غیر مهم اما فوری: این کارها وقت زيادي از ما می گیرند اما منافعی ایجاد نمی کنند. بیشتر افرادی که از شلوغ بودن سرشان و زیاد بودن کارها می نالند درگیر کارهای غیرمهم اما فوری هستند. همانگونه که اشاره شد این کارها به شدت فریبنده هستند و معمولا خود را به عنوان کارهای مهم فوری جا می زنند در حالی که اگر دقیق به آنها نگاه کنیم مهم نیستند.
برای تشخیص مهم بودن یا نبودن کارها باید به اهداف بلندمدت متمرکز شد. اگر کارهایی که انجام می شوند با اهداف بلند مدت مرتبط نیستند نباید آنها را مهم تلقی نمود. یک منشأ رایج چنین فعالیت هایی، افراد دیگر هستند. گاهی اوقات گفتن مودبانه “نه” به افراد، یا تشویق آنها به این که خودشان مشکل را حل کنند، مناسب است.
۴) کارهای غیر مهم و غیر فوری: این کارها وقت را تلف میکنند و هیچ ارزشی نیز ایجاد نمی کنند. معمولا کارهایی که به اصطلاح برای وقت گذرانی انجام میشوند در این دسته قرار دارند. اگر افراد ببینند که شما در مورد اهداف و مرزهای خود قاطع و شفاف هستید، اغلب در آینده از درخواست انجام فعالیت های “غیر مهم” از شما خودداری می کنند. این فعالیت ها تنها حواس شما را پرت ميکنند، در صورت امکان از آنها اجتناب کنید.
پنج توصیه مدیریت زمان برای کار با ماتریس ایزنهاور
نوشتن لیست کارها ذهن شما را آزاد می‌کند. اما همواره از خود بپرسید کدام کار ارزش اول انجام داده شدن را دارد. کارهای خود را در هر مربع به حداکثر هشت کار محدود کرده و پیش از اضافه کردن یک کار جدید ابتدا مهمترین کار را به پایان برسانید. نگذارید خود و یا دیگران حواس شما را پرت کنند. اجازه ندهید دیگران الویت‌های شما را تعیین کنند. ابتدا صبح برنامه‌ریزی کرده، سپس کارهایتان را انجام دهید و از اتمامشان لذت ببرید. در آخر هم سعی کنید کارها را زیاد به تعویق نیندازید. سعی کنید کارهایتان را بیش از حد مدیریت نکنید و در فرآیند برنامه‌ریزی گیر نکنید.
نتیجه گیری
اولویت بندی یکی از مهمترین اقدام هایی است که در راستای مدیریت زمان و موفقیت باید انجام داد و ماتریس ایزنهاور می تواند ابزار مناسبی برای این کار باشد. اگر بخواهیم مزایای اولویت بندی را مرور کنیم می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- رهایی از تعلل و به تعویق انداختن کارها.
- هدف گذاری بهتر و سرعت اجرای کارها.
- ایجاد هم افزایی فردی.
- تمرکز بر امور مهم و ضروری.
- کنترل بهتر بر روی عوامل اتلاف وقت.
گردآوری و تنظیم: گروه مترجمین پیام مهر
منابع: ۱. اینترنت ۲.همتی پناه (تمامي حقوق علمي و اموزشي محفوظ است)
